Défraiement ou hébergement fourni : comment choisir

Verser une indemnité et laisser chacun se loger, ou réserver soi-même les chambres : la question revient à chaque préparation. Elle dépasse la ligne de budget. Elle engage les règles sociales, la responsabilité de l'employeur et la qualité du repos.

Deux logiques, une même obligation

Quand un salarié travaille loin de chez lui, ses frais de logement et de repas sont des frais professionnels. L'employeur peut les couvrir de deux façons. Soit il prend en charge directement l'hébergement et les repas : c'est l'hébergement fourni. Soit il verse une allocation au salarié, qui s'organise : c'est le défraiement, souvent appelé per diem sur les plateaux.

Dans les deux cas, le principe est le même : le salarié n'a pas à financer son déplacement professionnel. Ce qui change, c'est qui choisit, qui paie la facture et qui porte le risque.

Ce que disent les conventions collectives

Production cinématographique

La convention collective nationale de la production cinématographique (IDCC 3097) définit, à son article 22, le voyage comme le déplacement qui empêche le salarié de regagner son domicile habituel en fin de journée. Le lieu d'hébergement y est sa résidence temporaire pendant ce voyage. La convention prévoit aussi que, si la production demande à un salarié d'utiliser son véhicule personnel et que son assurance couvre cet usage, ses frais sont remboursés sur la base du barème kilométrique de l'URSSAF. Les règles de restauration, de transport et de défraiement propres à chaque catégorie de salariés figurent dans les titres qui leur sont consacrés.

Production audiovisuelle

La convention collective de la production audiovisuelle (IDCC 2642) consacre son titre X aux transports et défraiements. Il traite notamment des moyens de transport, de l'indemnisation des coûts de déplacement et des indemnités de repas et d'hébergement.

Une règle pratique s'en dégage : avant de choisir, relire la convention applicable au contrat, dans sa version en vigueur. Elle peut imposer un mode de prise en charge ou un montant plancher.

Les limites URSSAF de grand déplacement

Quand parle-t-on de grand déplacement ?

On parle de grand déplacement lorsque le salarié est empêché de regagner chaque soir sa résidence habituelle en raison de ses conditions de travail. La réglementation précise les situations dans lesquelles cet empêchement est présumé. Les règles de déduction des frais professionnels ont été réécrites par un arrêté du 4 septembre 2025, qui a remplacé celui du 20 décembre 2002.

Les montants

Les indemnités forfaitaires versées dans ce cadre sont exonérées de cotisations dans certaines limites, revalorisées chaque année et publiées par l'URSSAF. Pour 2026, la limite applicable au repas qu'un salarié en déplacement est contraint de prendre au restaurant est de 21,40 euros. Les limites pour le logement et le petit déjeuner diffèrent entre Paris et sa petite couronne et les autres départements. Elles sont réduites lorsque le salarié reste plus de trois mois sur un même lieu, puis de nouveau au-delà de vingt-quatre mois.

Ce sont des plafonds d'exonération, pas des minimums. Une production peut verser davantage, mais la part excédentaire devra être justifiée ou soumise à cotisations.

Un point de lecture s'impose. Le plafond prévu pour une nuit et un petit déjeuner ne couvre pas toujours une chambre correcte en haute saison ou en zone touristique. Le défraiement forfaitaire peut alors pousser l'équipe vers des logements éloignés du plateau, ou de moindre qualité.

Prudence. Cet article est une synthèse à visée informative, à jour à la date de publication (octobre 2026). Il ne constitue pas un avis juridique, social ou fiscal. Les barèmes sont revalorisés chaque année et les conventions collectives évoluent par avenant : les textes officiels (urssaf.fr, boss.gouv.fr, Légifrance) font foi. Faites valider vos choix par votre expert-comptable ou votre gestionnaire de paie.

Responsabilité et contrôle

La mission ne s'arrête pas à la porte de l'hôtel

Depuis deux arrêts du 19 juillet 2001, la Cour de cassation juge que le salarié en mission bénéficie de la protection des accidents du travail pendant tout le temps de la mission, sauf si l'employeur ou la caisse prouve qu'il l'a interrompue pour un motif personnel. Défrayé ou logé, le salarié reste en mission. Mais quand la production choisit et réserve le logement, elle sait où dort son équipe, dans quelles conditions et à quelle distance du plateau.

Ce que le défraiement fait perdre

Le défraiement transfère l'organisation au salarié. La production gagne en simplicité administrative. Elle perd en visibilité : adresse, trajet, qualité du repos, sécurité du lieu. Elle perd aussi les données d'hébergement dont elle aura besoin pour son bilan carbone.

Ce que l'hébergement fourni exige

L'hébergement fourni demande du travail en amont : recherche, négociation, contrats, rooming list, gestion des changements. Il demande aussi de la rigueur sur les factures, pour que chaque nuitée soit rattachée à une personne et à une date.

Le budget, honnêtement

Aucune des deux options n'est toujours moins chère.

• Le défraiement est prévisible : un montant par jour, multiplié par le nombre de jours. Il ne bouge pas quand les prix locaux montent.
• L'hébergement fourni peut coûter moins cher par personne grâce aux tarifs de groupe, aux locations de plusieurs mois ou au partage d'une maison. Il peut aussi coûter plus si les réservations sont faites tard.
• Les deux se combinent souvent : hébergement fourni pour l'équipe permanente, défraiement pour les renforts ponctuels ou les personnes qui ont leur propre solution.

Le critère utile est celui-ci : à budget donné, quelle option garantit que chacun dort près du plateau, dans de bonnes conditions ?

Ce que la coordination change

Choisir entre défrayer et loger, c'est arbitrer entre simplicité et maîtrise. Chez .FLAIYR., nous coordonnons les séjours, les transports et les feuilles de route pour que la production garde les deux : l'hébergement est fourni et suivi, refacturé au prix coûtant, et chaque nuitée reste traçable.