Coordination
Les personnes, les lits, les trajets, les documents.
Sur un tournage comme sur un festival, les hébergements sont souvent déjà trouvés. Ce qui manque, c’est quelqu’un qui tienne l’ensemble. Quand un invité change de train, il faut savoir aussitôt quelle chambre, quel chauffeur et quelle feuille de route deviennent faux, et les corriger avant que quiconque ne s’en aperçoive.
La méthode
Quatre temps, sept étapes.
Nous prenons en charge la logistique des personnes, que les hébergements aient été négociés par nous ou par vous.
- Brief & cadrage
- 01CadrerTout commence par un périmètre écrit. Nous identifions les interlocuteurs et le circuit de décision : qui valide les venues, qui contacte qui, qui arbitre. Nous fixons les règles communes à tous les hébergements (chambre individuelle, horaires, prestations prises en charge ou non) et nous les annonçons à chaque personne accueillie.
- 02UnifierLes listes arrivent de partout : production, distribution, programmation, agents. Nous les fusionnons en une liste unique et un plan de travail unique, d’où partent toutes les vues utiles : par personne, par hébergement, par jour, par trajet.
- Sourcing & négociation
- 03LogerNous affectons les chambres par groupe (équipe technique, comédiens, jury, invités) et gérons les rotations, y compris les séjours d’une ou deux nuits. Tant que les venues ne sont pas confirmées, la grille reste mobile.
- 04TransporterOptions de train par ville de départ, cartes de réduction, liaisons depuis les gares et les aéroports, chauffeurs et véhicules. Nous vérifions ce qui ne se lit pas sur une carte : le temps réel d’une correspondance, l’accès à pied d’un hôtel, le point de rendez-vous d’un chauffeur.
- Coordination opérationnelle
- 05InformerChaque personne reçoit une note claire : ce qui est pris en charge, ce qui ne l’est pas, les horaires. Puis viennent les feuilles de route individuelles, les feuilles de service, le livret d’accueil et l’organigramme des contacts.
- 06Tenir le terrainPendant le tournage ou l’événement, nous sommes sur place. Nous coordonnons les chauffeurs, restons joignables, et chaque imprévu est répercuté sur tout ce qu’il modifie : la chambre, le trajet, le document.
- Reporting & clôture
- 07ClôturerNous rapprochons les factures (agence de voyages, hôtels, transports) avec ce qui a été réellement consommé, et remettons un bilan chiffré et des données réutilisables pour la suite.
Livrables
Ce que vous recevez.
- Un plan de travail unique, à jour.
- Une rooming list nominative, avec les rotations.
- Un planning des transports et des chauffeurs.
- Les feuilles de route individuelles et les feuilles de service.
- Un livret d’accueil aux couleurs du projet.
- Un bilan de fin de mission, factures rapprochées.
Trois formules
Selon ce que vous tenez déjà.
Coordination complète
Les sept étapes, présence sur le terrain comprise. Pour les tournages en déplacement et les événements qui accueillent de nombreux invités.
Coordination ciblée
Les transports seuls, ou l’hébergement seul. Pour les équipes qui tiennent déjà une partie de la logistique et veulent sécuriser l’autre.
Cadrage
Les deux premières étapes : périmètre, règles, liste unique, plan de travail et modèles de documents. Pour une régie qui veut ensuite piloter seule.
Chaque mission fait l’objet d’un devis. Comment nous sommes rémunérés.
Questions fréquentes
Avant de nous appeler.
Nos hébergements sont déjà réservés. Pouvez-vous intervenir ?
Oui. C’est le cas le plus fréquent : nous reprenons vos accords et coordonnons à partir de là.
Intervenez-vous sur place ?
Oui, dans la formule de coordination complète. Les autres formules se pilotent à distance.
Quand faut-il vous contacter ?
Dès que les dates et les lieux se dessinent. Plus tôt nous intervenons, plus les options de transport et d’hébergement restent ouvertes.
Travaillez-vous pour les événements ?
Oui : festivals, tournées, conventions. La méthode est la même, les rythmes sont plus courts.
Signez-vous un accord de confidentialité ?
Oui, à la demande de chaque client, avant tout échange de liste ou de coordonnées.
Votre équipe arrive. Tout est prêt.
Envoyez-nous les dates, les lieux et le nombre de personnes. Nous revenons vers vous sous 48 heures ouvrées avec une première lecture et un devis.