La rooming list, mode d'emploi

Sur un tournage, la rooming list compte parmi les documents les plus consultés. L'hébergeur, la régie, la comptabilité et parfois l'équipe entière s'y réfèrent. Bien construite, elle évite les nuits perdues et les chambres manquantes. Mal tenue, elle coûte cher et expose des données personnelles.

À quoi sert une rooming list

La rooming list relie trois choses : des personnes, des chambres et des dates. Elle sert à réserver, à accueillir, puis à contrôler la facture. Elle est aussi la base des comptes qui viennent après le tournage : coût réel de l'hébergement, nuitées par personne pour le bilan carbone, justificatifs pour un crédit d'impôt.

Elle doit pouvoir être lue sans explication par quelqu'un qui ne connaît pas le tournage : un réceptionniste de nuit, un comptable, un régisseur en renfort.

Les colonnes indispensables

Une rooming list utile répond à chaque ligne à la même question : qui dort où, quand, et qui paie.

• Nom et prénom, tels qu'ils figurent sur la pièce d'identité, et non le surnom du plateau.
• Poste ou département, pour regrouper les équipes et prioriser les arrivées.
• Établissement, quand le tournage utilise plusieurs hébergements.
• Date d'arrivée et date de départ, écrites en toutes lettres ou au format jour, mois, année.
• Nombre de nuitées, calculé, pour contrôler la facture.
• Type de chambre : individuelle, double, lits séparés.
• Prise en charge : chambre seule, petit déjeuner, demi-pension, et ce qui reste à la charge de la personne.
• Statut de la réservation : demandée, confirmée, modifiée, annulée, avec le numéro de confirmation de l'hébergeur.
• Observations utiles à l'accueil : arrivée tardive, besoin d'une place de parking.

Les erreurs qui coûtent cher

La plupart des erreurs viennent d'un document qui laisse place à l'interprétation.

Les dates

« Du 12 au 15 » peut vouloir dire trois nuits ou quatre jours. Les hôtels raisonnent en nuitées, les plannings en journées de travail. Indiquer la date d'arrivée, la date de départ et le nombre de nuitées supprime l'ambiguïté.

Les noms

Un nom mal orthographié ou un nom d'usage différent de la pièce d'identité ralentit l'accueil et complique les factures nominatives.

Les changements de plan de travail

Chaque modification du plan de travail doit se répercuter dans la rooming list le jour même. Sinon, la production paie des nuits vides ou découvre une chambre manquante à 23 heures.

Les versions qui se croisent

Trois fichiers nommés « rooming list finale » circulent en même temps. L'hébergeur travaille sur l'ancienne, la régie sur la nouvelle.

Données personnelles : ce que dit le RGPD

Une rooming list contient des données personnelles au sens du règlement général sur la protection des données : des informations se rapportant à une personne identifiée ou identifiable. Le règlement s'applique aux fichiers numériques comme aux listes papier organisées.

Ne collecter que le nécessaire

L'article 5 du règlement impose des données « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire » au regard de la finalité. Pour loger une équipe, la date de naissance, l'adresse personnelle ou le numéro de sécurité sociale n'ont pas leur place dans la rooming list. Si un hébergeur en a besoin, il les demande directement à la personne.

C'est le cas pour la fiche individuelle de police : tout loueur d'hébergement touristique doit la faire remplir par ses clients de nationalité étrangère et la conserver six mois (articles R814-1 à R814-3 du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile). C'est une obligation de l'hébergeur, qui ne justifie pas d'ajouter ces informations à la liste diffusée en interne.

Attention aux données sensibles

Une allergie, un régime lié à un état de santé, un besoin d'accessibilité peuvent relever des données de santé. Le règlement interdit en principe leur traitement, sauf exceptions, dont le consentement explicite de la personne. En pratique : demander à la personne ce qu'elle accepte de voir transmis, et ne transmettre que l'information utile à l'hébergeur (« chambre de plain-pied », « repas sans arachide »), sans motif.

Informer, limiter la diffusion, ne pas tout garder

Les personnes doivent être informées de l'identité du responsable du traitement, des finalités, des destinataires de leurs données et de leur durée de conservation (article 13). La forme de cette information se décide avec le délégué à la protection des données ou le conseil de la production.

La liste complète ne circule qu'auprès de ceux qui en ont besoin. Les numéros de chambre ne se publient pas dans un groupe de messagerie de toute l'équipe : c'est aussi une mesure de prévention des violences et du harcèlement.

Enfin, les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Une fois le tournage clos et les factures réglées, la production décide ce qu'elle garde pour ses obligations comptables et supprime le reste.

Cet article donne des repères pratiques à la date de publication, octobre 2026. Il ne constitue pas un avis juridique. Le règlement général sur la protection des données, la loi Informatique et Libertés et les publications de la CNIL font foi. Le délégué à la protection des données ou le conseil de la production reste l'interlocuteur de référence.

Mettre à jour sans se perdre

Une seule personne tient la version de référence. Chaque envoi porte un numéro de version et une date dans le nom du fichier et en tête du document. Les modifications depuis la version précédente sont signalées, par une couleur ou une colonne dédiée. Une heure limite quotidienne pour les changements, connue de toute l'équipe, évite les corrections au fil de l'eau.

Envoyer aux hébergeurs

Chaque hébergeur reçoit uniquement la liste de ses propres occupants, pas celle de tout le tournage. L'envoi se fait de préférence par un lien de partage à accès restreint ou un fichier protégé. La CNIL recommande de chiffrer les pièces sensibles et de transmettre le mot de passe par un canal distinct, par exemple par téléphone ou SMS.

Chaque envoi appelle une confirmation écrite de l'hébergeur, avec ses numéros de réservation reportés dans la liste. Une reconfirmation peu avant l'arrivée de l'équipe permet de vérifier que la dernière version a bien été prise en compte.

Tenir cette liste juste, du premier devis à la dernière facture, est une partie du travail de coordination que .FLAIYR. assure pour les productions et les événements.

Les colonnes de notre modèle

Notre modèle de rooming list reprend ces principes. Il contient un onglet par hébergement et les colonnes suivantes :

• N° : numéro de ligne, pour se référer à une personne sans la nommer.
• Nom et Prénom, tels que sur la pièce d'identité.
• Poste / département.
• Établissement.
• Date d'arrivée et Date de départ, au format JJ/MM/AAAA.
• Nuitées : calcul automatique à partir des deux dates.
• Type de chambre : individuelle, double, lits séparés.
• N° de chambre : rempli par l'hébergeur, diffusion restreinte.
• Prise en charge : chambre seule, petit déjeuner, demi-pension.
• Extras à la charge de la personne : oui ou non.
• Statut : demandée, confirmée, modifiée, annulée.
• N° de confirmation de l'hébergeur.
• Observations accueil : information utile uniquement, sans motif médical, avec l'accord de la personne.
• Modifié le : date de la dernière modification de la ligne.

En tête de chaque onglet : nom du projet, version, date d'envoi et contact de la production joignable à toute heure.

Modèle disponible sur demande.